Erain, S.A.
SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y LOS PRINCIPIOS
ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN
Bienvenido al Sistema Interno de Información de ERAIN, S.A., (ERAIN) titular de los Colegios Erain·Eskibel y Erain Txiki.
Este Sistema consiste en un Canal de Información que se habilita en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, para poner a disposición del usuario informante un cauce preferente, a través del cual pueda comunicarnos aquellas acciones u omisiones de las que, dentro de un contexto laboral o profesional, en el seno de nuestra entidad o en la actuación de terceros que hayan contratado o contraten con nuestra entidad, hubiera obtenido información y que considere pudieran ser constitutivas de infracciones del ordenamiento jurídico.
No se trata por tanto de un canal de quejas o sugerencias. Para quejas o sugerencias le rogamos utilice los mecanismos que Erain·Eskibel y Erain Txiki tienen establecidos al efecto y que consiste en enviar un email a la secretaría del colegio indicando la queja o sugerencia. Cualesquiera otras comunicaciones, informaciones, quejas o sugerencias fuera del ámbito establecido en párrafo anterior (art. 2 Ley 2/2023) serán desestimadas y tanto las mismas como sus remitentes quedarán fuera del ámbito de protección dispensado por la citada norma.
ERAIN garantiza al usuario del Canal el respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.
Lo anterior queda reforzado con la posibilidad de presentación y tramitación de comunicaciones anónimas. En cualquier caso, aunque el usuario informante no opte por el anonimato, su identidad será en todo caso reservada, y no se comunicará a las personas a las que se refieran los hechos relatados ni a terceros.
La gestión del Canal de Información se ha externalizado en la Confederación Española de Centros de Enseñanza (CECE), con objeto de garantizar la confidencialidad de los datos y preservar la identidad del informante.
El Canal permite realizar comunicaciones por escrito, a través de la dirección de email, gextcanaldedenuncias@cece.es, a la que el informante podrá escribir y adjuntar cuanta documentación estime relevante y acreditativa de las acciones u omisiones de las que tenga conocimiento y quiera informar. Al mandar un email el informante deberá indicar el NOMBRE DEL COLEGIO al que se refiere la información. Al mandar la información el informante estará mostrando su email como remitente, por lo que le recomendamos que, si quisiera mantener su total anonimato, genere una nueva cuenta, diferente a la suya habitual, a la hora de enviar el email.
No obstante, si el usuario lo solicita, también podrá presentar la información mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la solicitud.
En caso de reunión presencial se advierte al informante de que la comunicación será documentada mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, informándole en todo momento del tratamiento de sus datos personales de acuerdo a lo que establece el RGPD.
Recibida la información:
1. Se procederá a su registro en el Libro-Registro de informaciones recibidas, siéndole asignado un código de identificación. Dicho registro está contenido en
una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al personal convenientemente autorizado.
2. En el plazo de siete (7) días naturales siguientes, el usuario informante recibirá acuse de recibo de la misma, siempre que hubiera indicado un domicilio, correo electrónico o lugar seguro en el que recibir las notificaciones, salvo que ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, o comprometiera la protección de la identidad del usuario informante.
3. Se abrirá un proceso de investigación por parte del Responsable del Canal, quien desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de ERAIN S.A. y que no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.
4. El Responsable del Canal, después de un análisis preliminar, decidirá, en un plazo no superior a diez (10) días hábiles desde la fecha de entrada en el registro de la información, entre:
a. Su inadmisión motivada por (i) falta de verosimilitud de los hechos relatados; (ii) los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023; (iii) la comunicación carezca manifiestamente de fundamento; y (iv) la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual hayan concluido los correspondientes procedimientos;
b. Su admisión a trámite;
c. Su remisión inmediata, cuando proceda, al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
5. Tanto en caso de admisión como de inadmisión, éstas se comunicarán al informante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o no hubiera indicado un domicilio, correo electrónico o lugar seguro en el que recibir las notificaciones.
6. Admitida a trámite la comunicación, comenzará la fase de instrucción por parte del Responsable del Canal o la persona, órgano colegiado o entidad que éste designe. La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.
7. Concluida la fase de instrucción, el Responsable del Canal o la persona, órgano colegiado o entidad que éste designe emitirá un informe que contendrá al menos:
a. Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.
b. Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
c. Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.
8. Emitido dicho informe, el Responsable del Canal adoptará alguna de las siguientes decisiones:
a. Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada.
b. Remisión al Ministerio Fiscal o a la Fiscalía Europea, si así resultase del curso de la instrucción.
c. Su traslado al responsable de recursos humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de
medidas disciplinarias.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no será superior a tres (3) meses a contar desde la fecha de remisión al informante del acuse de recibo de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.
Se pone en conocimiento del informante la posibilidad de acudir al canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) así como a los de otros organismos reguladores del Estado como pueden ser el SEPBLAC, el Banco de España, Hacienda, Inspección de Trabajo y Seguridad Social o de la Unión Europea como la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).
Esta información ha sido actualizada por última vez el 30 de Noviembre del 2023
Desde ERAIN SA le agradecemos su colaboración.